MANAJEMEN PROYEK

 Assallamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh

Artikel ini di buat untuk memenuhi tugas matakuliah Sistem Informasi manajemen

Fakultas Ekonomi  - S1 Akuntansi

Kelas : 05SAKE009

Universitas Pamulang

Penyusun:

1. Dwi Sulastri 181011250474

2. Fitriah Wirdha 181011250477

3. Siti Nur Syamsiyah 181011250473

Mengenai MANAJEMEN PEROYEK

Tahukah anda mengenai proyek dan manajemen proyek? Lalu bagaimana cara mengelola proyek pada suatu perusahaan dan  hal apa saja yang menjadi tantangan serta resiko perusahaan dalam mengelola suatu proyek? 

Kita akan membahas terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan proyek dan manajemen proyek. Proyek sendiri baik dalam segi bisnis maupun dalam bidang ilmu pengetahuan diartikan sebagai sebuah usaha kolaboratif dan juga sering melibatkan penelitian maupun desain, yang direncanakan untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan manajemen proyek merupakan sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan,pengorganisasian,pengelolaan, untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek.

Apa itu  proyek manajemen?

1. Perbedaan proyek dan operasi

Dalam berbagai tingkatan sebuah organisasi maupun perusahaan menggabungkan dua jenis pekerjaan yakni proyek dan operasi yang keduanya mempunyai tujuan yang sama yaitu mengubah sumber daya menjadi laba. Meskipun begitu keduanya memiliki perbedaan, Operasi adalah pekerjaan yang berulang sedangkan proyek adalah pekerjaan yang bersifat sementara.

2. Kegagalan proyek

Studi menunjukan bahwa tingkat kegagalan proyek-proyek pada system informasi sangat tinggi. Tahun 2007 sebuah studi efektivitas TI  oleh tata consultandy services melaporkan temuan yang sama bahwa antara 30% dan 40% dari semua perangkat lunak dalah “Runaway” yaitu proyek yang jauh melebihi dari jadwal dan anggaran atau gagal untuk melakukan fungsi seperti telah ditentukan pada awalnya.

3. Manajemen proyek

Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan dan teknik untuk mencapai target tertentu dengan anggaran dan waktu yang terbatas. Kegiatan manajemen proyek meliputi perencanaan pekerjaan, penilaian risiko, memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, pengorganisasian pekerjaan, memperoleh sumber daya manusia dan material, penugasan pekerjaan, kegiatan mengarahkan, mengendalikan pelaksanaan proyek, pelaporan kemajuan, dan menganalisa hasil. Manajemen proyek sistem informasi berurusan dengan lima variabel utama: Scope, Time, Cost, Quality, dan Risk.

•Scope - menentukan pekerjaan apa yang termasuk atau tidak termasuk dalam suatu proyek. Misalnya, Scope proyek untuk sistem pemrosesan order mungkin meliputi modul baru untuk memasukkan order dan mengirimkan nya ke bagian produksi dan juga mengirimkan ke bagian akuntansi tetapi tidak termasuk setiap perubahan rekening terkait piutang, manufaktur, distribusi, atau sistem pengendalian persediaan. 

•Time - adalah banyaknya waktu yang disediakan untuk menyelesaikan proyek. manajemen proyek biasanya menetapkan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan komponen utama dari proyek. Setiap komponen ini lebih lanjut dipecah menjadi kegiatan dan tugas-tugas. 

•Cost – adalah total biaya berdasarkan waktu untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan dikalikan dengan biaya sumber daya manusia. biaya proyek Sistem Informasi juga termasuk biaya hardware, software, dan ruang kerja. Manajemen proyek memyusun anggaran untuk proyek dan memonitor biaya proyek yang timbul. 

•Quality - merupakan ukuran seberapa baik hasil akhir dari sebuah proyek memenuhi tujuan yang ditetapkan oleh manajemen. Kualitas proyek Sistem Informasi biasanya diukur berdasarkan kinerja organisasi dan pengambilan keputusan yang lebih baik. 

•Risk - adalah potensi masalah yang akan mengancam keberhasilan proyek. Masalah-masalah potensial dapat menghambat sebuah proyek dalam mencapai tujuannya dengan meningkatnya Time dan Cost, menurunkan Quality hasil proyek, atau mencegah proyek tidak dapat diselesaikan sama sekali.

Bagaimana siklus hidup manajemen proyek?

Diawal proyek, jumlah rencana pekerjaan bisa luar biasa banyak, mungkin ada puluhan, atau bahkan ratusan tugas yang harus diselesaikan pada waktu yang tepat dan hanya dalam urutan yang benar. Agar lebih mudah untuk mengelola detail proyek dan mengambil langkah-langkah dalam urutan yang benar maka tugas-tugas proyek dikelompokkan ke menjadi lima fase serangkaian langkah yang logis. Kelima tahapan tersebut adalah Project Management Life Cycle (PMLC). PMLC terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut:

1. Project Initiation

Tujuan tahap ini adalah untuk menentukan dan mengesahkan proyek. Informasi awal proyek bisa didapatkan dari beberapa tempat misalnya:

a.Project Statement of Work (SoW),

b.Kasus Bisnis 

c.Kontrak 

Manajer proyek mengambil informasi yang disediakan dan membuat Project Charter. Project Charter mengotorisasi proyek dan mendokumentasikan kebutuhan awal proyek. Umumnya mencakup informasi seperti berikut: 

a. Tujuan Proyek 

b. visi dan misi proyek 

c. Tujuan terukur dan kriteria keberhasilan 

d. Deskripsi tingkat tinggi, kebutuhan, dan risiko proyek 

e. Ringkasan ladwal milestone dan anggaran 

f. Nama dan otoritas sponsor proyek 

Bagian penting dari Project Initiation adalah melakukan analisis pemangku kepentingan. Memahami orang atau organisasi mana yang akan terkena dampak atau dapat memengaruhi proyek sangat penting untuk memastikan keberhasilan proyek. 

2. Project Planning 

Tujuan dari Tahap ini adalah untuk menentukan pendekatan yang akan Anda ambil dan menentukan semua rincian tentang bagaimana proyek akan dilakukan. Project Planning memiliki dua bagian:

a. Strategic Planning 

b. Implementation Planning. 

Strategic Planning dikembangkan untuk pendekatan proyek secara keseluruhan, Sedangkan Implementation Planning adalah merencanakan semua rincian tentang bagaimana proyek akan dikerjakan. 

3. Project Execution

Tujuan dari tahap ini adalah untuk melaksanakan kegiatan yang ditentukan selama Tahap Project Planning. Project Execution adalah di mana sebagian besar waktu, uang, dan orang-orang dikerahkan pada suatu proyek. Di sinilah aksi sebenarnya akan berlangsung.

4. Project Closure

Tujuan tahap ini adalah untuk menutup proyek secara formal. Selama Project Closure, ada beberapa kegiatan utama yang perlu dilakukan: 

a. Verifikasi bahwa kriteria penyelesaian terpenuhi 

b. Buat laporan penutupan proyek 

c. Mengumpulkan dan mengarsipkan artefak proyek 

d. Melakukan evaluasi proyek.

Banyak proyek melewatkan fase ini, Setelah Execution Phase selesai.  Sangat disayangkan karena mereka benar-benar tidak tahu apakah tujuan proyek telah dipenuhi, jangan mengatur artefak proyek agar mudah ditemukan untuk referensi proyek di masa depan, dan jangan mengidentifikasi isu-isu kunci dan pelajaran yang dipetik oleh proyek yang dapat diterapkan ke proyek masa depan.

Pengelolaan resiko proyek

Pengertian risiko dalam konteks proyek dapat didefinisikan sebagai suatu penjabaran terhadap konsekuensi yang tidak menguntungkan, secara finansial maupun fisik, sebagai hasil dari keputusan yang diambil atau akibat kondisi lingkungan di lokasi suatu kegiatan.

1. Dimensi Risiko Proyek 

Sistem Informasi bisa berbeda secara dramatis dalam ukuran, ruang lingkup, tingkat kerumitan, dan komponen-komponen organisasi dan teknis. Tingkat risiko proyek dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan tingkat keahlian teknis dari staf sistem informasi dan tim proyek.  Faktor-faktor yang menentukan risiko proyek antara lain: 

a. Ukuran Proyek - Semakin besar proyek semakin besar pula risikonya. Proyek yang besar dapat dilihat dari anggaran yang digunakan, jumlah staf pelaksana, waktu yang dialokasikan untuk pelaksanaan, dan jumlah unit organisasi yang terkena dampak, yang Proyek sistem berskala sangat besar memiliki tingkat kegagalan yang 50% - 75% lebih tinggi dari proyek-proyek lain karena proyek tersebut sangat kompleks dan sulit dikendalikan.

b. Struktur Proyek - Proyek yang terstruktur adalah proyek yang sudah jelas scope pekerjaaannya. Kebutuhan bisnis yang jelas dan sederhana sehingga output dan proses dapat dengan mudah didefinisikan. Pengguna tahu persis apa yang mereka inginkan dan apa sistem yang harus lakukan; hampir tidak ada kemungkinan pengguna mengubah pikiran mereka. 

c. Pengalaman dengan Teknologi – Proyek yang melibatkan penggunakan teknologi tinggi yang mutakhir akan lebih perisiko. Jika tim tidak familiar dengan perangkat keras, perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi, atau sistem manajemen database yang diusulkan untuk proyek tersebut, sangat mungkin bahwa proyek akan mengalami masalah teknis atau mengambil lebih banyak waktu untuk menyelesaikan karena kebutuhan untuk menguasai belajar teknologi baru tersebut.

2. Manajemen Perubahan

Perubahan pada sistem informasi memiliki dampak yang kuat pada perilaku kayawan dan budaya organisasi. Sebagian besar kegagalan proyek sistem informasi bukan karena masalah teknis, namun justru karena proses perubahan organisasi yang tidak ditangani dengan benar.  Membangun sistem yang sukses membutuhkan manajemen perubahan yang cermat. 

3. Konsep Implementasi 

Implementasi sistem adalah pemasangan sistem baru yang akan berdampak dengan adanya banyak perubahan pada rutinitas semua kegiatan organisasi dan manajemen. 

Dalam proses implementasi, Systems Analyst bisa disebut sebagai Agen Perubahan, karena Analyst tidak hanya mengembangkan solusi teknis tetapi juga berperan dalam mengubah konfigurasi dan menata hubungan kekuasaan dari berbagai kelompok organisasi. 

4. Peran Pengguna Akhir

Tingginya tingkat keterlibatan pengguna dan dukungan manajemen sangat manfaat pada saat Implementasi sistem, Ada dua manfaat partisipasi pengguna dalam desain dan operasi sistem informasi: 

a. Dalam desain sistem, pengguna akan memiliki lebih banyak kesempatan untuk membentuk sistem sesuai dengan prioritas dan kebutuhan bisnis mereka, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasilnya. 

b. Pengguna lebih cenderung untuk bereaksi positif terhadap sistem saat sudah selesai karena mereka adalah peserta aktif dalam proses perubahan. 

5. Dukungan dan Komitmen Manajemen

Proyek sistem informasi yang mendapat dukungan dan komitmen dari manajemen di berbagai tingkatan, akan dirasakan positif baik oleh pengguna maupun staf teknis. Kedua kelompok akan percaya bahwa partisipasi mereka dalam proses pembangunan akan menerima perhatian dan prioritas yang lebih tinggi. Dukungan manajemen juga memastikan bahwa proyek menerima dana dan sumber daya yang cukup untuk menjadi sukses.

6. Pengendalian Faktor-Faktor Risiko

Dalam proyek manajemen, tidak semua aspek dari proses implementasi dapat dengan mudah dikendalikan atau direncanakan, namun mengantisipasi potensi masalah dalam implementasi dan menerapkan perbaikan strategi yang sesuai dapat meningkatkan peluang sistem untuk sukses.

Langkah pertama dalam mengelola risiko proyek adalah mengidentifikasi sifat dan tingkat risiko yang akan dihadapi proyek (Schmidt et al., 2001). Implementor kemudian dapat menangani setiap proyek dengan alat dan pendekatan manajemen risiko yang sesuai level risiko (Iversen, Mathiassen, and Nielsen, 2004; Barki, Rivard, and Talbot, 2001; McFarlan, 1981)

7. Peningkatan Keterlibatan Pengguna dan Mengatasi Resistansi Pengguna

Proyek yang kurang terstruktur dan banyak kebutuhan yang tak terdefinisikan harus melibatkan pengguna secara penuh pada semua tahapan. Pengguna harus dimobilisasi untuk mendukung salah satu dari banyak kemungkinan pilihan desain dan tetap berkomitmen untuk desain tunggal. Pengguna dapat menjadi anggota aktif dari tim proyek, mengambil peran kepemimpinan, dan mengambil alih instalasi dan pelatihan. 

Strategi untuk mengatasi resistensi pengguna termasuk partisipasi pengguna (untuk memperoleh komitmen serta untuk memperbaiki desain), adalah dengan pelatihan kepada pengguna, memberikan SK Penunjukkan dari manajemen, dan memberikan insentif bagi pengguna yang bekerja sama. Sistem baru dapat dibuat lebih user friendly dengan meningkatkan antarmuka pengguna akhir. Pengguna akan lebih kooperatif jika masalah organisasi diselesaikan sebelum memperkenalkan sistem baru.

Kesimpulan

Manajemen Proyek merupakan suatu usaha merencenakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengaawasi kegiatan dalam suatu proyek dengan sedetail mungkin sehingga sesuai dengan jadwal dan waktu yang telah diperkirakan maupun yang telah ditetapkan oleh perusahaan tersebut. Suatu pekerjaan yang dilakukan berulang biasanya berlangsung secara kontinu dan berorientasi pada proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyek, sebab suatu proyek pasti mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai.